contoh surat resmi sekolah
Contoh Surat Resmi Sekolah: Panduan Lengkap dan Praktis
Surat resmi sekolah merupakan dokumen penting yang digunakan untuk berbagai keperluan administratif dan komunikasi antara pihak sekolah dengan pihak eksternal, seperti orang tua siswa, instansi pemerintah, perusahaan, maupun organisasi lainnya. Pembuatan surat resmi sekolah harus mengikuti format dan aturan penulisan yang baku agar terlihat profesional dan kredibel. Artikel ini akan mengulas berbagai contoh surat resmi sekolah beserta penjelasan detail mengenai struktur, format, dan unsur-unsur penting yang perlu diperhatikan.
1. Struktur Umum Surat Resmi Sekolah
Setiap surat resmi sekolah umumnya memiliki struktur yang sama, terdiri dari:
- Kop Surat (Tajuk): Bagian paling atas surat yang mencantumkan nama sekolah, alamat lengkap, nomor telepon, nomor fax (jika ada), dan logo sekolah. Kop surat berfungsi sebagai identitas resmi sekolah.
- Tanggal Surat: Menunjukkan tanggal surat tersebut dibuat. Penulisan tanggal harus jelas dan konsisten.
- Nomor Surat: Nomor urut surat yang dikeluarkan oleh sekolah. Sistem penomoran surat biasanya mengikuti kode klasifikasi arsip sekolah.
- Lampiran: Menyebutkan jumlah dokumen yang disertakan bersama surat, jika ada.
- Perihal: Judul singkat yang menjelaskan isi atau tujuan surat. Perihal harus ditulis dengan jelas dan ringkas.
- Alamat Tujuan: Alamat lengkap pihak yang dituju oleh surat. Penulisan alamat harus akurat dan lengkap untuk memastikan surat sampai ke penerima yang tepat.
- Salam Pembukaan: Sapaan hormat yang digunakan untuk memulai surat. Contoh: “Dengan hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.
- Isi surat: Bagian inti surat yang menyampaikan informasi atau maksud dan tujuan surat. Isi surat harus ditulis dengan bahasa yang formal, jelas, dan lugas.
- Salam Penutup: Pidato penutup digunakan untuk mengakhiri surat. Contoh: “Salam kami,” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,”.
- Tanda Tangan dan Nama Jelas: Tanda tangan pejabat yang berwenang mengeluarkan surat, diikuti dengan nama jelas dan jabatan.
- Tembusan (CC): Daftar pihak yang menerima salinan surat tersebut, jika diperlukan.
2. Contoh Surat Permohonan Izin Kegiatan Sekolah
Surat ini digunakan untuk mengajukan permohonan izin kepada pihak terkait (misalnya, kepolisian, pemerintah daerah) untuk mengadakan kegiatan sekolah di luar lingkungan sekolah.
KOP SURAT SEKOLAH
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Nomor Telepon]
[Nomor Fax]
[Email Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran]
Perihal: Permohonan Izin Kegiatan [Nama Kegiatan]
Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Penerima Surat]
[Nama Instansi]
[Alamat Instansi]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program kerja sekolah tahun ajaran [Tahun Ajaran], kami bermaksud untuk menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Tempat Pelaksanaan]
Peserta: [Jumlah Peserta]
Adapun tujuan dari kegiatan ini adalah [Tujuan Kegiatan].
Untuk itu, kami mengajukan permohonan izin kepada Bapak/Ibu untuk dapat menyelenggarakan kegiatan tersebut. Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan proposal kegiatan.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan izin yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah3. Contoh Surat Pemberitahuan Kegiatan Sekolah kepada Orang Tua/Wali Siswa
Surat ini digunakan untuk memberitahukan kepada orang tua/wali siswa mengenai kegiatan sekolah yang akan diselenggarakan.
KOP SURAT SEKOLAH
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Nomor Telepon]
[Nomor Fax]
[Email Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Pemberitahuan Kegiatan [Nama Kegiatan]
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas [Kelas Siswa]
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami memberitahukan bahwa [Nama Sekolah] akan menyelenggarakan kegiatan [Nama Kegiatan] yang akan dilaksanakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Tempat Pelaksanaan]
Pakaian: [Pakaian yang Digunakan]
Kegiatan ini bertujuan untuk [Tujuan Kegiatan].
Sehubungan dengan hal tersebut, kami mengharapkan partisipasi dan dukungan dari Bapak/Ibu agar kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar. Informasi lebih lanjut mengenai kegiatan ini dapat menghubungi [Nama Guru/Panitia] di nomor telepon [Nomor Telepon Guru/Panitia].
Demikian pemberitahuan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah4. Contoh Surat Undangan Rapat Orang Tua/Wali Siswa
Surat ini digunakan untuk mengundang orang tua/wali siswa menghadiri rapat yang diselenggarakan oleh sekolah.
KOP SURAT SEKOLAH
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Nomor Telepon]
[Nomor Fax]
[Email Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: -
Perihal: Undangan Rapat Orang Tua/Wali Siswa
Kepada Yth.
Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid
Kelas [Kelas Siswa]
di Tempat
Dengan hormat,
Bersama surat ini, kami mengundang Bapak/Ibu Orang Tua/Wali Murid Kelas [Kelas Siswa] untuk menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada:
Hari/Tanggal: [Hari, Tanggal Pelaksanaan]
Waktu: [Waktu Pelaksanaan]
Tempat: [Tempat Pelaksanaan]
Agenda: [Agenda Rapat]
Mengingat pentingnya agenda rapat tersebut, kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu tepat waktu. Atas perhatian dan kehadirannya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah5. Contoh Surat Keterangan Siswa Aktif
Surat ini digunakan untuk memberikan keterangan bahwa seorang siswa masih aktif bersekolah di sekolah tersebut.
KOP SURAT SEKOLAH
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Nomor Telepon]
[Nomor Fax]
[Email Sekolah]
SURAT KETERANGAN
Nomor: [Nomor Surat]
Yang bertanda tangan di bawah ini, Kepala [Nama Sekolah], dengan ini menerangkan bahwa:
Nama: [Nama Siswa]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]
Tempat, Tanggal Lahir: [Tempat, Tanggal Lahir Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
Alamat: [Alamat Siswa]
Adalah benar siswa aktif di [Nama Sekolah] pada Tahun Ajaran [Tahun Ajaran].
Surat keterangan ini dibuat untuk keperluan [Keperluan Surat Keterangan].
Demikian surat keterangan ini dibuat dengan sebenarnya, untuk dapat dipergunakan sebagaimana mestinya.
[Tanggal Surat]
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah6. Contoh Surat Permohonan Magang Siswa
Surat ini digunakan untuk mengajukan permohonan agar siswa dapat melaksanakan magang di suatu instansi atau perusahaan.
KOP SURAT SEKOLAH
[Nama Sekolah]
[Alamat Sekolah]
[Nomor Telepon]
[Nomor Fax]
[Email Sekolah]
[Tanggal Surat]
Nomor: [Nomor Surat]
Lampiran: [Jumlah Lampiran]
Perihal: Permohonan Magang Siswa
Yth. Bapak/Ibu [Jabatan Penerima Surat]
[Nama Instansi/Perusahaan]
[Alamat Instansi/Perusahaan]
Dengan hormat,
Sehubungan dengan program pendidikan [Nama Program Pendidikan] di [Nama Sekolah], kami bermaksud mengajukan permohonan agar siswa kami dapat melaksanakan kegiatan magang di [Nama Instansi/Perusahaan].
Nama Siswa: [Nama Siswa]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
Jurusan: [Jurusan Siswa]
Waktu Pelaksanaan Magang: [Waktu Pelaksanaan Magang]
Adapun tujuan dari kegiatan magang ini adalah [Tujuan Magang].
Sebagai bahan pertimbangan, kami lampirkan [Dokumen yang Dilampirkan, contoh: Curriculum Vitae siswa, surat pengantar sekolah].
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasamanya, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
[Tanda Tangan]
[Nama Jelas Kepala Sekolah/Guru Pembimbing]
[Jabatan Kepala