cara membuat surat izin sekolah

Cara Membuat Surat Izin Sekolah: Panduan Lengkap dan Contoh Terbaik

Surat izin sekolah adalah dokumen penting yang memberikan pemberitahuan resmi kepada pihak sekolah mengenai ketidakhadiran seorang siswa. Ketidakhadiran ini bisa disebabkan oleh berbagai alasan, seperti sakit, keperluan keluarga, acara penting, atau alasan pribadi lainnya. Membuat surat izin yang baik dan benar sangat penting agar ketidakhadiran siswa dapat dimaklumi dan dipertimbangkan oleh pihak sekolah. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah yang efektif, lengkap dengan contoh dan tips penting.

Elemen-Elemen Penting dalam Surat Izin Sekolah

Sebuah surat izin sekolah yang baik harus memuat beberapa elemen penting agar informasinya jelas, lengkap, dan mudah dipahami. Berikut adalah elemen-elemen tersebut:

1. Tanggal Surat: Cantumkan tanggal pembuatan surat di bagian atas. Format tanggal yang umum digunakan adalah (Tanggal/Bulan/Tahun). Contoh: 26 Oktober 2023. Tanggal ini menunjukkan kapan surat tersebut dibuat dan diajukan.

2. Tujuan Surat: Tuliskan kepada siapa surat tersebut ditujukan. Biasanya ditujukan kepada Kepala Sekolah atau Wali Kelas. Tuliskan nama lengkap dan jabatan penerima surat. Contoh: Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]Wali Kelas [Kelas Siswa]atau Yth. Bapak/Ibu [Nama Kepala Sekolah]Kepala Sekolah [Nama Sekolah].

3. Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan dan formal. Contoh: “Dengan Hormat,” atau “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika sekolahnya berbasis Islam).

4. Identitas Siswa: Bagian ini sangat penting karena memuat informasi detail mengenai siswa yang bersangkutan. Informasi yang perlu dicantumkan adalah:

   • Nama Lengkap Siswa: Tuliskan nama lengkap siswa sesuai dengan yang tertera di kartu pelajar atau rapor.
   • Kelas: Sebutkan kelas siswa. Contoh: Kelas X-IPA 1.
   • Nomor Induk Siswa (NIS) atau Nomor Induk Siswa Nasional (NISN): Cantumkan NIS atau NISN siswa. Nomor ini merupakan identifikasi unik siswa di sekolah atau secara nasional.

5. Isi Surat (Alasan Izin): Bagian ini merupakan inti dari surat izin. Jelaskan secara rinci dan jelas alasan mengapa siswa tidak dapat masuk sekolah. Beberapa contoh alasan yang umum adalah:

   • Sakit: Jika siswa sakit, sebutkan jenis penyakitnya (jika diketahui) dan lamanya perkiraan tidak masuk sekolah. Jika memungkinkan, lampirkan surat keterangan dokter. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal [Tanggal] karena sakit demam. Kami telah membawanya ke dokter dan sedang dalam masa pemulihan.”
   • Keperluan keluarga: Jelaskan keperluan keluarga yang mendesak. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal [Tanggal] karena harus menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.”
   • Acara Penting: Jika siswa mengikuti acara penting di luar sekolah, sebutkan acara tersebut dan tempat pelaksanaannya. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal [Tanggal] karena mengikuti lomba [Nama Lomba] yang diselenggarakan di [Tempat].”
   • Alasan Pribadi: Jika alasan ketidakhadiran bersifat pribadi, jelaskan secara singkat tanpa perlu memberikan detail yang terlalu spesifik. Contoh: “Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya, [Nama Lengkap Siswa]tidak dapat masuk sekolah pada tanggal [Tanggal] karena ada urusan pribadi yang mendesak.”

6. Lama Izin: Sebutkan secara jelas berapa lama siswa akan izin tidak masuk sekolah. Sebutkan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin. Contoh: “Izin tidak masuk sekolah ini berlaku mulai tanggal [Tanggal Mulai] sampai dengan [Tanggal Selesai].”

7. Pernyataan Kesediaan Mengganti Tugas: Sampaikan kesediaan untuk bertanggung jawab atas tugas-tugas yang terlewatkan selama izin. Contoh: “Kami selaku orang tua/wali murid akan bertanggung jawab untuk memastikan anak kami menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan selama tidak masuk sekolah.”

8. Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan dan formal. Contoh : “Atas perhatian dan pengertiannya kami ucapkan terima kasih.” atau “Wassalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh,” (jika menggunakan salam pembuka yang sama).

9. Tanda Tangan dan Nama Orang Tua/Wali Murid: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua/wali murid. Tuliskan nama lengkap orang tua/wali murid di bawah tanda tangan.

Contoh Surat Izin Sekolah (Sakit)

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Wali Kelas]
Wali Kelas [Kelas Siswa]
[Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]

tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 26 Oktober 2023 karena sakit demam. Kami telah membawanya ke dokter dan sedang dalam masa pemulihan.

Izin tidak masuk sekolah ini berlaku pada tanggal 26 Oktober 2023.

Kami selaku orang tua/wali murid akan bertanggung jawab untuk memastikan anak kami menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan selama tidak masuk sekolah.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali Murid]

Contoh Surat Izin Sekolah (Kebutuhan Keluarga)

[Tanggal Surat]

Yth. Bapak/Ibu [Nama Kepala Sekolah]
Kepala Sekolah [Nama Sekolah]

Dengan hormat,

Dengan surat ini, saya memberitahukan bahwa anak saya:

Nama Lengkap: [Nama Lengkap Siswa]
Kelas: [Kelas Siswa]
NIS/NISN: [NIS/NISN Siswa]

tidak dapat masuk sekolah pada tanggal 27 Oktober 2023 karena harus menghadiri acara pernikahan keluarga di luar kota.

Izin tidak masuk sekolah ini berlaku pada tanggal 27 Oktober 2023.

Kami selaku orang tua/wali murid akan bertanggung jawab untuk memastikan anak kami menyelesaikan tugas-tugas yang diberikan selama tidak masuk sekolah.

Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami,

[Tanda Tangan]

[Nama Lengkap Orang Tua/Wali Murid]

Tips Penting dalam Membuat Surat Izin Sekolah

• Gunakan Bahasa yang Formal dan Sopan: Hindari penggunaan bahasa gaul atau bahasa informal dalam surat izin. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
• Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi secara jelas dan ringkas. Hindari penggunaan kalimat yang bertele-tele.
• Periksa Kembali Surat Izin: Sebelum menyerahkan surat izin, periksa kembali untuk memastikan tidak ada kesalahan penulisan atau informasi yang kurang lengkap.
• Sampaikan Surat Izin Tepat Waktu: Idealnya, surat izin disampaikan sebelum siswa tidak masuk sekolah. Jika tidak memungkinkan, sampaikan sesegera mungkin setelah siswa tidak masuk sekolah.
• Lampirkan Surat Keterangan Dokter (Jika Sakit): Jika alasan izin adalah sakit, sangat disarankan untuk melampirkan surat keterangan dokter sebagai bukti pendukung.
• Sesuaikan dengan Kebijakan Sekolah: Setiap sekolah mungkin memiliki kebijakan yang berbeda terkait surat izin. Pastikan untuk mengetahui dan mengikuti kebijakan yang berlaku di sekolah anak Anda.
• Simpan Salinan Surat Izin: Simpan salinan surat izin sebagai arsip pribadi.

Dengan mengikuti panduan dan contoh di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah yang efektif dan profesional. Ingatlah untuk selalu berkomunikasi dengan pihak sekolah mengenai ketidakhadiran siswa agar proses belajar mengajar tidak terganggu.